سیستم ERP چیست؟

سیستم ERP چیست؟

 

پیدایش واقعی سیستم های اطلاعاتی و شروع به استفاده موثر از آنها به جنگ جهانی دوم برمی گردد از آن به بعد با توجه به تاثیرات مثبت آن در بهبود عملکرد سازمان و با توجه به سرعت تغییر تکنولوژی، این سیستم ها نیز به مرور بهبود یافتند.

بعد از جنگ جهانی دوم سیستم کنترل موجودی انبار و برنامه ریزی  در حد تعیین نیازمندیهای تولید برای هر محصول بدون در نظر گرفتن زمان مورد نیاز طراحی و مورد استفاده برخی از شرکت های تولیدی قرار گرفت.

سپس در دهه شصت میلادی با توجه به پیدایش و درک دقیق تری از مفهوم برنامه ریزی شرکت های نرم افزاری نیز تلاش نمودند که این مفهوم را به صورت کامل تری در سیستم های اطلاعاتی خود طراحی و در اختیار شرکت های تولید کننده قرار دهند و شرکت IBM  مفهوم فوق را با نام سیستم برنامه ریزی احتیاجات مواد به بازار معرفی نمود.

این سیستم به صورت برگشتی، زمان تحویل مواد مورد نیاز برای تولید و ساخت یک محصول را از زمان تحویل به مشتری تا زمانیکه برای شروع به تولید مورد نیاز بود را برنامه‌ریزی می‌کرد.

 در دهه هفتاد میلادی و با رشد دانش برنامه ریزی، مفهوم کامل  “برنامه ریزی مواد   Material Requirement Planning “در سیستم های اطلاعاتی نرم افزاری به نام MRP پیاده سازی شد و در دهه هشتاد میلادی این برنامه ریزی به کف کارگاه رسید و برنامه ریزی منابع تولیدی از قبیل ماشین آلات و منابع انسانی مورد نیاز در تولید با نام Manufacturing Requirement Planning یا MRP II  طراحی و در سیستم های نرم افزاری پیاده سازی شد و به موازات سیستم های اطلاعاتی دیگری نظیر سیستم های اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی، سیستم های اطلاعاتی مالی، سیستم های مربوط به نت و نگهداری و تعمیرات، کنترل کیفیت و ….. به وجود آمدند.

سیستم های فوق در حوزه وظایف فرایندهای مربوطه به خوبی و به تنهایی کار  می کردند اما به دلیل عدم وجود یکپارچگی و در نظر نگرفتن فرایند کامل، مشکلات و تعارضات بسیار زیادی در زمان تهیه گزارشات بوجود آمد و تصمیم گیری های مدیریتی را دچار مشکل کرد.

در دهه ۹۰ میلادی برای حل مشکلات یکپارچگی سیستم های اطلاعاتی جزیره ای، شرکت های نرم افزاری دیدگاه خود را از وظیفه گرا به فرایند گرا تغیییر داده و کلیه فرایندهای عملیاتی داخل سازمان را در قالب یک سیستم یکپارچه و با تمرکز بر مدیریت برنامه ریزی کلیه منابع یعنی مواد، تجهیزات و ماشین آلات، نیروی انسانی طراحی و پیاده سازی نمودند Enterprise resource Planning – ERP.

از سال ۲۰۰۰  میلادی به بعد شرکت های ارائه دهنده ERP محصولات خود را با توجه به رشد سریع تکنولوژی بهبود داده و سیستم های فوق کامل و بالغ تر شدند و در حوزه های فرایندهای خارج از سازمان نیز ورود پیدا کرده و در کنار ERP محصولاتی مانند مدیریت ارتباط با مشتریان CRM- customer Relation Management، مدیریت ارتباط با پیمانکاران SRM- Supplier Relation Management ، هوش تجاری و داشبوردهای مدیریتی Business Intelligence، بهبود فرایندها مانند APO- Advance Planning Optimization، بهینه سازی حمل و نقل TM-Transport Management و Mobile application و …. طراحی و به صورت یکپارچه طراحی و در سازمانها اجرایی گردید.

در حال حاضر ERP ها در سه سطح شرکت های بسیار بزرگ و چند ملیتی، شرکت های متوسط و شرکت های کوچک مطرح هستند. شرکت سپ آلمان از سال ۱۹۷۲ تا کنون با بیش از ۴۶ سال تجربه در این زمینه موفق ترین و کامل ترین سیستم ERP را در ۲۵ صنعت دنیا ارائه داده است.

در دهه ۱۹۸۰ اکثر شرکت ها و مشتریان شرکت سپ از بانک اطلاعاتی اوراکل استفاده می کردند و با توجه به بازار خوب شرکت سپ در زمینه فروش سیستم های ERP، شرکت اوراکل به عنوان بهترین شرکت ارائه دهنده بانک اطلاعاتی، برآن شد که ERP نیز ارائه دهد و تلاش نمود با جذب متخصصان شرکت سپ سیستم جدیدی با نام Business suite  ارائه دهد اما در رقابت نتوانست بازار ERP را تسخیر کند.

در دهه ۲۰۰۰- ۲۰۱۰ شرکت اوراکل برای اینکه بتواند به رقیب خود شرکت سپ نزدیک شده و حتی از آن پیش بگیرد با خرید ERP های مطرح People Soft  و  Jdedwards تلاش کرد تا بدین وسیله تعداد مشتریان ERP خود را به سپ برساند و این رقابت همچنان ادامه دارد و در سال ۲۰۱۵ با در دست داشتن ۱۶ درصد بازار رتبه دو ERP در دنیاست.

بعد از سپ و اوراکل، Infor  ۱۶ درصد و مایکروسافت ۹ درصد بازار دنیا را در دست دارند . لازم به ذکر است که Oracle در شرکت های دولتی، Infor در صنعت بانک و بیمه، Microsoft در حوزه CRM بهترین هستند، اما در زمینه شرکت های تولیدی در صنایع گوناگون با SAP بسیار فاصله دارند.

در دهه ۱۳۵۰ تا ۱۳۶۵ استفاده از Mainframe در شرکتهای بزرگ امکانپذیر بود و سیستم ها بصورت جزیره ای مورد استفاده قرار میگرفتند اما با ورود کامپیوترهای خانگی از سال ۱۳۶۵ تا ۱۳۷۲ به تدریج استفاده از سیستم های اطلاعاتی در شرکتهای متوسط و کوچک نیز امری طبیعی و لازم شد.

در سال های ۱۳۷۰ تا ۱۳۸۰ و در دوران سازندگی شرکتها به دنبال پیاده سازی سیستم های MIS ( سیستم مدیریت اطلاعات) بودند و از اوایل ۱۳۸۰ تا کنون به تدریج MIS جای حود را به ERP داد . در ابتدا به دلیل تجارب ناموفق در پیاده سازی ERP در  دو شرکت بزرگ مطرح ایرانی باعث کند شدن اجرا و استفاده شرکتهای ایرانی شد و شک و شبهه بوجود آمد که ERP های مطرح دنیا مانند سپ و اوراکل برای شرکتهای ایرانی مناسب نیستند.

اما خوشبختانه از سالهای ۱۳۹۰ به بعد روند استفاده و استقرار سیستم های ERP  و جایگزینی آن با سیستم های MIS رشد قابل ملاحظه ای کرده است و مشخص شد که سیستم هایی مانند سپ با توجه به نحوه طراحی و انعطاف بالای آن با تمام قوانین ایران سازگار میباشد. در این راستا سهم شرکت سامه آرا در پیاده سازی سیستم های سپ از سال ۱۳۹۰ تا ۱۳۹۶ ، ۱۸ شرکت مطرح ایرانی بوده است.

تفاوت های اصلی سیستم های اطلاعاتی یکپارچه MIS  و سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی ERP  در نوع نگرش و طراحی این سیستم هاست که تفاوت های اصلی آن به شرح زیر عنوان میشود:

۱- در سیستم های MIS دیدگاه وظیفه گرا وجود داشت به این معنی که در طراحی برای یک واحد خاص مانند مالی انجام میشد و سیستم مالی ارائه میگردید در صورتیکه در ERP دیدگاه فرایند گرا بوده و طراحی یک فرایند از ابتدا تا انتها در سیستم اطلاعاتی دیده میشد .
۲- سیستم های MIS عموما یکپارچه نبودند و حداکثر کاری که در MIS انجام شده بانکهای اطلاعاتی آنها یکی بود اما در ERP مفهوم یکپارچگی در ۴ بعد بانک اطلاعاتی ، بستر و سرورهای ، استفاده کنندگان و فرایندها بکار برده شده بود.
۳- سیستم های MIS دانش محور نبودند در صورتیکه ERP یی مانند SAP برای هر صنعت Best Practice های آن صنعت را ارائه میدهد و عملا با استقرار ERP بهترین دانش روز دنیا در سازمان استقرار می یابد.
۴- در MIS برنامه ریزی دیده نشده بود در صورتیکه اساس و پایه سیستم های ERP برنامه ریزی اعم از برنامه ریزی فروش ، خرید ، تولید ، نت ، جذب نیروی انسانی ، منابع مالی و …. میباشد.

سیستم ERP مخفف کلمات برنامه ریزی منابع سازمانی است.

سیستم ERP در جهت ادغام و مدیریت امور مالی، زنجیره تامین، تولید، عملیات، گزارشات و فعالیت های منابع انسانی به شرکت ها کمک می کند.

سیستم ERP معمولا در محل شرکت ها به عنوان مثال شرکت های تولیدی مبلمان و پوشاک مستقر می شود.

برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) در واقع نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار است که اجازه می دهد تا یک سازمان از یک سیستم از برنامه های کاربردی یکپارچه برای مدیریت کسب و کار استفاده کند و بسیاری از توالی ادارات مربوط به فن آوری، خدمات و منابع انسانی را اتوماتیک می کند.

بر اساس دیکشنری APICS برنامه ریزی منابع سازمانیERP به نوعی یک فریم ورک است که فرایندهای کسب و کار را برای برنامه ای موثر و کنترل سازمان؛ تعریف، استاندارد و سازماندهی می کند به طوری که سازمان می تواند دانش داخلی خود را برای راهبرد مزیت های خارجی استفاده کند.

برنامه ریزی منابع سازمانی ERP یک اصطلاح ابتکاری برای مجموعه ای گسترده از فعالیت هایی است که به سازمان ها در مدیریت کسب و کارشان کمک می کند.

سیستم ERP چگونه کار می کند؟

در پایین ترین سطح، سیستم ERP متدهای مختلف را برای ساده سازی فرایندها به یک سیستم واحد و کامل ادغام می کند.از ویژگی های اصلی تمام سیستم های ERP یک پایگاه داده مشترک است که با استفاده از متدهای چندگانه، واحدهای تجاری مختلف را پشتیبانی می کند.

اساسا، راهکار نرم افزار ERP، یک مدل کامپیوتری از کسب و کار شما، تجسم محصولات و فرآیندها، جریان اطلاعات، روش ها، و روابط بین متدها و فعالیت ها است. مجموعه ای از برنامه های کاربردی که می تواند توصیه هایی برای اینکه چه بایدهایی به منظور پاسخگویی به تقاضای پیش بینی شده و حفظ عملکرد کسب و کار همواره انجام شود را فراهم می کند.

سیستم ERP چه خدماتی را برای کسب و کار من فراهم می کند؟

سیستم ERP مناسب، تمامی فرایندهای کسب و کار را برای هماهنگی آسان تر، تصمیم گیری سریع و به موقع و بهبود سطح تولید برای تیم ها با یکدیگر هماهنگ می کند.

یک سیستم ERP ادغام شده به شما در موارد زیر کمک می کند:

مدیریت امور مالی:

شما می توانید به راحتی کنترل دارایی ها، جریان نقدی و عملیات حسابداری را بهبود ببخشید.

مدیریت عملیات و زنجیره تامین:

ساده سازی عملیات خرید، تولید، موجودی و فرایند سفارش فروش تا حد امکان

مدیریت ارتباط با مشتری:

این سرویس بهبود خدمات به مشتری و افزایش میزان فروش و فرصت های فروش بالا را برای شما امکان پذیر خواهد کرد.

مدیریت پروژه ها:

بهبود روند تحویل کار به مشتریان در زمان مشخص شده و تسریع در صدور صورت حساب با توجه به بودجه و نظارت دقیق تر بر روی پروژه ها

مدیریت منابع انسانی:

جذب و حفظ کارکنان نمونه به وسیله استخدام، پرداخت حقوق و مدیریت بهتر

کسب و کار هوشمند:

تصمیم گیری هوشمند با استفاده آسان از گزارش، تجزیه و تحلیل و ابزار هوشمند کسب و کار با استقرار سیستم ERP در محل، شما می توانید از سراسر جهان و بدون محدودیت مکانی تمامی عملیات خود را انجام دهید.

راهکارهای سیستم ERP به روند ورود کسب و کار شما در بازارهای جهانی کمک شایانی می کنند و فرایندهای سازمانی شما را استاندارد می کنند.

برخی از ویژگی های ویژه در سیستم های ERP به شرح زیر است:

۱ – هماهنگ سازی از طریق سازمان مجازی:

بهینه سازی زنجیره ارزش به طور بسیار موثر تر با دیگر عملیات، شرکا و تامین کنندگان

۲ – ورود آسان به بازارهای جهانی:

ورود به بازارهای جهانی با حداقل تلاش در زمینه فناوری اطلاعات به وسیله راه حل و راهکارهای سیستم ERP

۳ – ساده سازی محیط فناوری اطلاعات:

استاندارد سازی در راهکار سیستم ERP بر اساس قوانینی است که بر پایه استفاده از نوآوری و سرمایه گذاری در راهکار سیستم ERP است و این اساس در راهکار سیستم ERP پیاده سازی شده است.

اجزای یک راهکار سیستم ERP

از آنجائی که سیستم ERP برای اولین بار در حدود ۲۵ سال پیش طراحی و ساخته شده است، می توان گفت راهکار نرم افزار ERP که در آن بسیاری از فعالیت های کسب و کار را می توان در یک سیستم واحد و به صورت یکجا توسعه داد دارای زمینه های اصلی کاربردی بسیاری است

 

 

 

که در زیر به برخی از این زمینه ها در راهکار سیستم ERP اشاره می کنیم:

۱ – حسابداری و امور مالی

دفتر کل
حساب های قابل پرداخت
حسابهای دریافتنی
مجلات عمومی
دادگاه تعادل و گزارشگری مالی
تلفیق بانک
مدیریت پول نقد و پیش بینی
بودجه بندی

۲ – توزیع

خرید، پیگیری و فروش محموله اقلام موجودی
پیگیری و یا شماره سریال
تست کیفیت
متدهای مدیریت انبار

۳ – ساخت

پیگیری تبدیل مواد خام به کالای تمام
پیگیری کار، سربار و سایر هزینه های تولید
ارائه کل هزینه تولید
راهکار سیستم های ERP مدرن قادر به ردیابی و ارائه روش (FIFO) و میانگین هزینه یابی در شرکت های تولیدی به عنوان مثال راهکار سیستم ERP برای شرکت های تولیدی مبلمان و پوشاک هستند که با دوری از روش های ناکارآمد و نادرست امکان استفاده از روش های استاندارد را فراهم می کنند.

۴ – مدیریت خدمات

پیگیری و نظارت بر خدمات پس از فروش محصولات
ضمانت نامه ها
قراردادهای سرویس
هزینه تاریخ انقضای محصولات به وسیله متدهای جاری راهکار سیستم ERP استاندارد سازی شده است

 

مزایای راهکار نرم افزار ERP

راهکار نرم افزار ERP به خوبی طراحی و به درستی راه اندازی شده است و با اجرای صحیح راهکار سیستم ERP می توان مزایای فوق العاده ای را برای تحقق در شرکت ها بدون توجه به اندازه و دامنه آنها محقق ساخت.

توانایی ارائه گزارش های مختلف از بخش های مختلف سازمان از اطلاعات ارزشمند موجود سبب می شود تا عملیات کسب و کار شرکت ها به راحتی انجام بگیرند و تصمیمات به موقع که با توجه به شرایط سازمانی گرفته می شوند برای کسب و کارها بسیار سودمند می باشند.

می توان اذعان داشت که شرکت های متوسط و بزرگ که به سود قابل توجهی در صنعت خود دست پیدا کرده اند موفقیت خود را حداقل تا حدی مرهون راهکار نرم افزار ERP هستند مانند راهکار نرم افزار ERP شرکت فناروی اطلاعات پارمیس برای شرکت های تولیدی پوشاک و مبلمان.

نگاهی به شرکت هایی که کار خود را با استفاده از راهکار نرم افزار ERP در سیستم کسب و کار خود شروع کرده اند نشان از راه حل کلیدی و استراتژی بودن راهکار سیستم ERP در این شرکت ها می دهد.

در جهانی که کسب و کار به سرعت در حال تغییر است، یک نرم افزار ERP مدرن، دیگر فقط یک کلید موفقیت کسب و کار نیست بلکه عنصر اصلی ادامه روند حیات یک سازمان است.

اگر شرکت شما دارای مشکل اجرای گزارش در زمان واقعی است، اگر وقت کارکنان شما در سازمان صرف ورود داده ها به سیستم های مختلف می شود و یا معیارهای کلیدی کسب و کار به صورت دستی محاسبه می شود سازمان یا شرکت شما می تواند به وسیله راهکار نرم افزار ERP مدرن بیشترین سود را بهره ببرد.

هدف مهم راهکار سیستم ERP، تسهیل جریان اطلاعات است تا تصمیمات کسب و کار به صورت داده محور صورت پذیرند.

راهکار سیستم ERP به جمع آوری و سازمان دهی اطلاعات از سطوح مختلف یک سازمان و ارائه آنها به مدیریت با توجه به شاخص های کلیدی در زمان واقعی است.

ماژول های نرم افزار ERP می تواند به سازماندهی مدیران نظارت کمک کند و زنجیره تامین، تدارکات، موجودی، امور مالی، چرخه عمر محصول، پروژه ها،

منابع انسانی و دیگر اجزای وابسته مهم یک کسب و کار را از طریق یک سری داشبورد اجزایی پیوسته مدیریت می کند.با این حال به منظور سودمند بودن استقرار راهکار نرم افزار ERP نیاز به یکپارچه سازی آن با دیگر سیستم های نرم افزاری یک سازمان است.

به همین دلیل، استقرار راهکار نرم افزار ERP در محل می تواند به طور قابل توجهی فرایند مهندسی مجدد کسب و کار، آموزش مجدد کارکنان، پشتیبانی فناوری اطلاعات برای یکپارچه سازی داده ها، آنالیز داده ها و گزارش را شامل شود.

برنامه ریزی هسته اصلی سیستم ERP است و در یک سلسله مراتب از بالا به پایین از متدهای برنامه ریزی اصلی، مواد دقیق، برنامه ریزی منابع و اجرا (کنترل تولید و خرید) گنجانده شده است.

 

۴ مزیت کلیدی پیاده سازی و اجرای راهکار سیستم نرم افزار ERP برای تولیدی مبلمان

پیاده سازی و اجرای سیستم نرم افزار ERP برای تولیدی های مبلمان مزایای بسیار زیادی دارد. از جمله مزیت های اجرای سیستم نرم افزار ERP برای تولیدی های مبلمان می توان به موارد زیر اشاره کرد:

افزایش بهبود بهره وری
افزایش بازده تولیدی
کاهش هزینه ها
ساده و استاندارد سازی فرایندهای سازمان

برای توضیح بیشتر در این زمینه موارد زیر را ببینید.

بهره وری:

پیاده سازی و اجرای نرم افزار ERP سبب حذف فرایندهای تکراری و کاهش میزان ورود اطلاعات به صورت سنتی تا حد امکان می شود همچنین نرم افزار ERP باعث می شود تا فرایندهای کسب و کار ساده شوند و روند انجام پذیری آنها آسان شود زیرا نرم افزار ERP فرایند جمع آوری داده ها را برای شرکت ها آسان می سازد.

اطلاعات یکپارچه شده است بدین منظور که به جای داشتن داده ها در پایگاه داده های جداگانه، تمام اطلاعات در یک مکان واحد واقع می شود و بر همین اساس به روز رسانی داده ها آسان تر از قبل خواهد بود.

گزارش نویسی:

یکی دیگر از مزیت های نرم افزار ERP تهیه گزارش های قابل فهم تر و قابل تنظیم است. با قابلیت های ویژه برای گزارشات به راحتی می توان به درخواست های پیچیده پاسخ داد. همچنین کاربران می توانند گزارشات مورد نیاز خود را بدون نیاز به استفاده از تکنولوژی خاصی بدست بیاورند.

در نتیجه شما می توانید با استفاده از داده های بهتر تصمیمات بهتری را برای سازمان خود بگیرید زیرا داده های غیر استاندارد و زیاد فقط وقت گیر هستند.

خدمات مشتری:

با استفاده از نرم افزار ERP می توان خدماتی با کیفیت تر نسبت به گذشته را به مشتریان ارائه کرد. برقراری ارتباطی موثر با مشتریان و بهبود روابط با آنها نیز از دیگر مزایای استفاده از نرم افزار ERP است.دسترسی سریع و دقیق به اطلاعات و تاریخچه مشتریان باعث می شود خدمات بهتری را بگیرند.

امنیت:

راهکار نرم افزار ERP سیستمی است که ثبات و امنیت داده ها را تضمین می کند و همچنین دسترسی محدود به اطلاعات مشتریان نیز کاهش چشمگیری یافته است.سیستم ERP مدرن تنظیمات پیشرفته ای را به کاربر پیشنهاد می دهد این مسئله ممکن است مشکلاتی را ایجاد کند اما راهکار سیستم ERP بدین صورت عمل می کند که تنها اطلاعاتی را که مورد نیاز کاربر است را در اختیارش قرار می دهد و اجازه دسترسی اطلاعات حساس به کاربران عادی را نمی دهد.