BPMS مخفف عبارت Business Process Management System که به معنای «نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار» می‌باشد.

BPMS نرم افزاری است که با در اختیار قراردادن یک محیط گرافیکی شما را قادر می سازد با کمترین دانش برنامه نویسی اقدام به مکانیزاسیون، یکپارچگی و بهبود فرآیندهای جاری سازمان خود نمایید. به عبارتی BPMS ابزاری برای تولید نرم افزارهای اختصاصی یک شرکت توسط خودش می باشد.

سازمان ها در گذشته به دلیل تعداد زیاد نرم افزارهای کاربردی خود دچار معضل سیستم های جزیره ای می شدند. با گذشت زمان و شکل گیری ایدهء نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)، متخصصان پی بردند می توان با صرف هزینه و زمان بسیار کم اقدام به تولید سیستمی یکپارچه از تمامی نرم افزارها موجود سازمان بنمایند.

ارزش های افزودهء حاصل از BPMS های واقعی باعث شده که هیچ سازمانی نتواند به سادگی از آن چشم پوشی کند:

1. نرم افزاری برای تولید کم هزینه نرم افزارهای اختصاصی مورد نیاز، توسط خود شرکت
2. خودکارسازی انجام فرآیندها بر اساس قوانین تجاری
3. مکانیزاسیون و حذف وظایف تکراری پرسنل
4. اخذ تصمیمات هوشمندانه بصورت مکانیزه
5. نظارت بر عملکرد پرسنل و جریان کارها
6. اتصال یکپارچه و امکان مدیریت بر کلیه نرم افزارهای سازمان
7. گزارشگیری پیشرفته و شناسایی گلگوگاه های مشکل آفرین در فرایندها
8. افزایش سرعت گردش کار و در طبع آن افزایش رضایت مشتریان و پرسنل
9. قابلیت به روزرسانی و ایجاد فرآیندهای جدید در کمترین زمان
10. حذف کاغذ و هزینه های بایگانی متعاقب آن
11. و…

هر پروژه BPMS دارای مراحل شش گانه ای است که از طریق متخصصان تحلیل گر و IT و عموماً به کمک مشاوران شرکت های تولید کنندهء نرم افزار پیاده سازی می شود :

1. طراحی مدل فرآیند : طراحی گرافیکی جریان کار و مراحل انجام آن
2. طراحی مدل داده: تعیین نحوه ذخیره سازی داده های موجود در فرایندها و سیستم ها در دیتابیس
3. طراحی فرم ها: نحوهء نمایش داده ها به کاربران سیستم
4. طراحی قوانین تجاری: تعیین شروط، قوانین و تصمیم گیری های کسب و کار جهت خودکار انجام شدن توسط سیستم
5. تعریف مجریان فرآیند: تعیین اشخاص برای انجام هر مرحله از فرآیند
6. یکپارچه سازی: برقراری ارتباط با سایر نرم افزارها و فرآیندهای سازمان جهت تبادل داده ها در مراحل مختلف به طور ساختار یافته

 

به طور خلاصه شما می توانید به کمک BPMS کارهای زیر را انجام دهید:

• تولید نرم افزارهای تخصصی مورد نیاز شرکت توسط خودش با صرف ۳۰% زمان و هزینه معمول تولید نرم افزار
• یکپارچه سازی تمام نرم افزارهای سازمان به طور ساخت یافته
• مدیریت فرایند های سازمان(BPM) به صورت مکانیزه
• افزایش بلوغ فرایندی و سیستمی در سازمان جهت تهیه راهکارهای ERP
• الکترونیکی شدن تمام فرم ها و گردش کارهای ساده و پیچیده سازمان

تفاوت bpm با bpms در چیست؟

امروزه کسب و کارها به دنبال راه­ ها و روش­ های بهبود فرآیندها و مدلسازی عملکرد سازمانی هستند. سیستمی که بتوانند به کمک آن تجزیه و تحلیل مدیریتی بهتری از کسب و کار خود داشته باشند و به طور کلی با فرآیند مدیریت کسب و کار (bpm) و ابزارهایی که در علم مدیریتی به آن bpms می گویند، درک بهتری برای تصمیم گیری و در صورت لزوم تغییرات روش کار داشته باشند.

از ابزارهای کاربردی و استاندارد بر اساس فناوری اطلاعات می توان به نرم افزار erp و نرم افزار bpms با وجود ناشناخته بودن در کسب و کار و در جهت برنامه ریزی منابع سازمانی اشاره کرد.

با این توصیفات و اهمیت آن در پیشرفت کسب و کار، هنوز ۳۰٫۶% از مدیران از تفاوت bpm با bpms اطلاع ندارند و حتی گاهی عملکرد آن را با نرم افزار erp یکسان می دانند. در ادامه به بررسی تفاوت bpm با bpms و مقایسه bpms و erp می پردازیم.

دلایل تفاوت bpms و erp چیست؟

با وجود مزایا و امکانات اگر بخواهیم مقایسه bpms و erp را بررسی کنیم باید گفت فرق bpms با erp به عنوان دو سیستم پر کاربرد مدیریت فرآیندهای اداری در طرح ریزی فرآیند اجرایی است.   با توجه به نیاز سازمان bpms نرم افزار قابل طراحی برای گردش کار است.

در حالی که از نرم افزار erp به عنوان یک برنامه از قبل طراحی شده استفاده می شود که قابلیت طراحی و فرآیندسازی آن صفر است و باید پارامترهای قابل انعطاف و انطباق با فرآیندها و نیاز سازمان را داشته باشد تا کاربران راحت تر بتوانند ارتباط و دسترسی داشته باشند.

نرم افزار bpms در واقع یک فرآیندسازی سازمانی بر اساس گردش کار سازمان می باشد و ERP یک نرم افزار پشتیبان کننده از اعمال فرآیندسازی است. BPMS فرآیند سفارش است، در حالی که ERP برای حوزه کاری خاص طراحی می شود.

در نهایت در مقایسه bpms و erp به این نتیجه خواهیم رسید که دو نرم افزار erp و bpms نقش مکمل همدیگر را دارند و عملکرد و خلاء فرآیندهای سازمانی را پوشش دهی می کنند و به هیچ وجه با هم تضادی ندارند.

تفاوت bpm با bpms

بعد از مقایسه bpms و erp این بار نوبت به بیان تفاوت bpm و bpms می رسد. در ابتدا در تعریف این دو می توان گفت bpm یک اصطلاح مدیریتی در کسب و کار می باشد که شامل کنترل و به کارگیری تکنیک­ های نظارت، پیگیری و آنالیز فرآیندهای کسب و کار می باشد و در مسیر فناوری اطلاعات و بهبود فرآیندهای سازمانی، فرآیندهای تجاری را آنالیز می کند و bpms در واقع به ابزارهای مدیریت کسب و کار اشاره دارد که بر اساس علائم و نمادهای گرافیکی استاندارد و مهم فرآیندهای کسب و کار طراحی شده است.

bpm به طور کلی به چهار مرحله زیر تقسیم می شود که سیستم های bpms با رعایت این مراحل کسب و کار طراحی شده است :

1. طراحی فرآیند

2. اجرای فرآیند

3. پایش فرآیند

4. بهبود فرآیند

به طور کلی از تفاوت bpm با bpms اینگونه می توان نتیجه گرفت که هدف از bpm بهبود فرآیند سازمانی با استفاده از الگوهای مدیریتی و فناوری اطلاعات است و bpms نیز با یک تحول سازی در کسب و کار و با طراحی سیستم ­های مدیریتی همچون پیاده سازی نرم افزار bpms تا رسیدن به این هدف نقش مکملی ایفا می کند.